Elvihető-e a személyi akta a személyzeti osztályról?
„Elbocsátottak az állami vállalattól, ahol éveken át dolgoztam. Szerettem volna kikérni a személyzeti osztályról a személyi aktámat vagy annak másolatát, de a személyzetisek elutasítottak. Jogukban áll megtagadni a rám vonatkozó információk kiszolgáltatását? Mit írnak erről a törvények? Mi történik a személyi aktámmal?”
– A személyi akta a munkavállalóval kapcsolatos dokumentumok összessége, amely életrajzi és egyéb személyes jellegű információkat tartalmaz. Személyi aktát rendszerint az alkalmazásukat követően nyitnak egy adott cég vagy intézmény vezető és felelős beosztású dolgozóiról, szakembereiről.
A munkavállaló elbocsátása után a felmondólevelét (kérvényét) vagy a más munkahelyre történő vezényléséről kiadott dokumentumot, amelynek alapján az elbocsátásra vonatkozó rendeletet kiadták, szintén csatolják a személyi aktához.
A továbbiakban a személyi aktát két éven át a személyzeti osztályon őrzik, majd további megőrzésre – a megőrzési idő általában 75 év – továbbítják a cég levéltárába.
A személyi aktákhoz való hozzáférés korlátozott, azokat a titkos okmányokhoz hasonlóan kezelik. Rendszerint széfekben, vagy végső esetben erre rendszeresített zárható fémszekrényekben tárolják az ilyen dokumentumokat.
Az akták megőrzéséért a személyzeti osztály vezetője, a személyzeti referens vagy a titkár a felelős.
A személyi aktákat szolgálati célokra csak az intézmény vezetője által erre felhatalmazott személyeknek adják ki. A dokumentumok senkinél sem lehetnek tovább egy napnál, s nem vihetők ki a vállalat vagy intézmény területéről. A személyi akták felhasználása során tilos belejavítani a korábbi bejegyzésekbe, vagy új bejegyzéseket ejteni, az aktából okmányokat távolítani el, vagy újakat csatolni hozzá.
A dokumentumok elkallódásának megelőzésére tanácsolt úgynevezett ellenőrző talont csatolni minden személyi aktához. Amikor az aktát kikérik, az ellenőrző talon a személyzeti osztályon marad, s azon feltüntetik, hogy mikor és kinek lett kiadva. Utóbb az akta visszakerülésének dátumát is feltüntetik az ellenőrzőtalonon.
Tilos kiadni a személyi aktát annak a személynek, akiről szól. A munkavállalónak ugyanakkor jogában áll másolatot készíttetni a saját személyi aktájáról a személyzeti osztály munkatársának engedélyével.
hk
