A reprezentációs költségekről

„Munkám során előfordul, hogy partnereinkkel étteremben, ebéd vagy vacsora mellett találkozunk. Az éttermi és egyéb reprezentációs számlák elkönyvelése esetenként komoly gondot jelent cégünk számára. Létezik olyan jogi szabályozás, amely segít eligazodni ezen a területen? Hogyan kerülhetnénk el, hogy a hatóságok folyton belekössenek a könyvelésünkbe emiatt?”

– A kérdésnek csupán a költségvetési intézmények esetében létezik hivatalos szabályozása (Про затвердження норм кош­тів на представницькі цілі бюджетних установ та порядку їх витрачання) az 1026. számú pénzügyminisztériumi rendeletben. Igaz, ez a dokumentum iránymutatásul szolgálhat a magánvállalatok számára – legalábbis erre az álláspontra helyezkedik Ukrajna Állami Fiskális Szolgálata 5087. sz. levelében. Tehát a magánvállalatoknak és intézményeknek önállóan kell kidolgozniuk a saját „normáikat”, amelyek rögzítik a reprezentációs költségek felhasználásának célját, módját, a kiadások fajtáit, illetve nyilvántartásuk, dokumentálásuk menetét is.

A munkát célszerű a reprezentációs kiadásokra vonatkozó saját, belső vállalati szabályzat kidolgozásával kezdeni. Ehhez szolgálhat mintául az említett 1026. számú pénzügyminisztériumi rendelet. Mivel azonban a költségvetési szférát szabályozó dokumentum igen „visszafogottan” állapítja meg a vállalati-intézményi forrásból finanszírozható szolgáltatások körét, határozzák meg maguk a reprezentációs kiadások fogalmát, célját, majd fordítsanak rá gondot, hogy minden lehetséges kiadást tételesen felsoroljanak a dokumentumban. A hatóságok számára mindjárt érthetőbbé teszi például az eljárásukat, ha a reprezentációs kiadások céljaként (egyebek mellett) termékeik reklámozását, az értékesítés ösztönzését tüntetik fel. A szabályzatot célszerű határozatlan időre kidolgozni-elfogadni, majd – szükség szerint – cégvezetői rendelkezéssel elvégezni benne az aktuálissá vált módosításokat.

Nem létezik olyan előírás, amely rögzítené, hogy milyen eljárás alapján történik a reprezentációs kiadások tervezése, engedélyezése, folyósítása és felhasználása, milyen speciális dokumentumokra van szükség az elszámolásukhoz, könyvelésükhöz, ezért ilyenkor az általános elveket kell szem előtt tartani. Például vállalati utasításban lehet rendelkezni a reprezentációs esemény megszervezéséről, lebonyolításának időpontjáról, módjáról, céljáról, a költségtervezet kidolgozásáról és a lebonyolításról, a felelős személyek kinevezéséről stb. Legalább ennyire fontos, hogy utóbb az eseményről készüljön beszámoló, elszámolás a megfelelő dokumentumok melléklésével.

Egyébként a helyes ügymenet betartása ilyen esetekben már csak azért is fontos, mert akkor az elköltött pénz nem számít a reprezentációs kiadásokkal elszámolni köteles személy jövedelmei, juttatásai közé, nem kell utána személyi jövedelemadót, valamint hadi illetéket fizetnie.

A könyvelés részleteiről célszerű szakembertől tanácsot kérnie.

hk