A vállalkozás okmányainak megőrzéséről

„Egy kisvállalkozó elveszítette a vállalkozása dokumentumait. Most mi lesz? Meddig kell megőrizni a papírokat?”

– Az Adótörvénykönyv (Податковий кодекс України – a továbbiakban: Atk.) 44. cikkelyének 44.3-as pontja értelmében az adófizetők kötelesek biztosítani az adóbevallások elkészítéséhez és az adók kiszámításához felhasznált dokumentumok és információk, valamint az azon jogszabályi követelmények betartásával kapcsolatos dokumentumok megőrzését, amelyek betartásának ellenőrzésével a szabályozó hatóságok vannak megbízva, a törvényben meghatározott időpontig, de legalább:

• 2555 napig – az adóellen­őrzéshez szükséges dokumentumok és információk esetében, az Atk. 39. és 39.2. cikkelyével, 141. cikkelye 141.4-es pontjával összhangban;
• 1825 napig – az Adótörvénykönyv 133. cikkelye 133.1-es pontjában, 133.2-es pontja 133.2.2-es alpontjában és 133.4-es pontjában meghatározott személyek, valamint az egyszerűsített adózási rendszert választó jogi személyek által készített elsődleges dokumentumok, számviteli nyilvántartások, pénzügyi kimutatások, az adók és díjak kiszámításával és megfizetésével kapcsolatos egyéb dokumentumok esetében, amelyeket a törvények írnak elő, kivéve azokat a dokumentumokat, amelyekre 2555 napos megőrzési idő vonatkozik;
• 1095 nap – az adóbevallások elkészítéséhez és az adók összegének kiszámításához használt egyéb dokumentumok esetében;
• 1095 nap – az egyéb jogszabályi követelmények végrehajtásával kapcsolatos dokumentumok esetében, amelyek betartásának ellenőrzése a szabályozó hatóságokra van bízva, beleértve az engedélyeket is.

Ezek a határidők az egyéni vállalkozókra (FOP) is vonatkoznak. Tehát még azoknak is közülük, akik kizárólag Ukrajnában dolgoznak, nincsenek alkalmazottaik, és adóköteles jövedelmüket költségnyilvántartás vezetése nélkül határozzák meg, legalább 1095 napig, vagyis három évig meg kell őrizniük a pénzeszközök bevételezésére vonatkozó elsődleges dokumentumokat.

A dokumentumok elvesztése esetén öt napon belül értesíteni kell az Állami Adószolgálatot, mellékelve a történteket igazoló dokumentumokat, és az elveszett iratokat a bejelentéstől számított 90 napon belül pótolni szükséges. Ezt az Atk. 44. cikkelyének 44.5-ös pontja írja elő. Vagyis az „elvesztés” nem lehet magyarázat a szóban forgó dokumentumok hiányára, az adótisztviselők ellenőrzéskor – a pótlásukra adott 90 nap leteltével – követelni fogják a bemutatásukat, hiányuk esetén pedig úgy tekintik, hogy azok nem állnak rendelkezésre, illetve megbírságolják az egyéni vállalkozót a dokumentumok megőrzésére vonatkozó határidők be nem tartásáért (lásd az Atk. 121. cikkelyének 121.1-es pontját!).

A kiszabható bírság 1020 hrivnya. Egy éven belüli ismételt szabálysértés esetén a bírság 2040 hrivnyára nő.

hk