A konzuli legalizálásról és az apostille-ról

2023. február 14., 13:37 , 1145. szám

„Kérem, magyarázza el, mi az apostille, mi a konzuli legalizálás, és milyen okmányokra vonatkoznak?”

– Az állami hatóságok és a helyi önkormányzatok közreműködésével készült, illetve a tőlük eredő okiratok – nemzetközi szerződések eltérő rendelkezése hiányában – csak megfelelő hitelesítés (legalizálás) után használhatók fel más állam területén. Vagyis legalizálásról hivatalos dokumentumok, okiratok esetében beszélünk. Számos területen a jogszabályok külön rendelkeznek a legalizálásról.

Manapság a legalizálás két legelterjedtebb módja a konzuli legalizálás és az apostille. A közokirat konzuli legalizálása (консульська легалізація) avagy diplomáciai felülhitelesítése a hivatalos okmány eredeti példánya érvényességének vagy az okirat aláírással való hitelesítésére jogosult tisztviselő kézjegye hitelességének, valamint az okiraton használt bélyegző- és pecsétlenyomatok érvényességének igazolására szolgáló eljárás.

1961. október 5-én Hágában aláírták a külföldi hivatalos okmányok konzuli legalizálásának követelményét lényegében eltörlő egyezményt. Ukrajna 2003. december 22-én csatlakozott az egyezményhez a vonatkozó nemzeti jogszabály elfogadásával («Про приєднання України до Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів» від 10. 01. 2002 р. № 2933-ІІІ).

Ez a nemzetközi egyezmény honosította meg az apostille-t, ezért gyakran emlegetik Apostille
Egyezményként is. Egy speciális bélyegzőről van szó, melyet az egyezményhez csatlakozott államok hivatalos okiratainál használnak. Hitelesíti az aláírás valódiságát az okiraton, valamint a vonatkozó okirat megerősítéséhez használt pecsét vagy bélyegző lenyomatának valódiságát. Következésképpen az apostille a Hágai egyezményben részes államok területén használt hivatalos dokumentumok hitelesítésére használt speciális bélyegző, tanúsítvány, amelyet annak az államnak az illetékes hatósága jogosult elhelyezni, amelyben az adott okmányt készítették.

Az apostille-t magára az iratra vagy az irathoz csatolt külön lapra helyezik el, s meg kell felelnie a Hágai egyezményhez csatolt mintának. Az apostille-t az azt elhelyező szerv hivatalos nyelvén töltik ki. Tipikus pontjai egy második nyelven is feltüntethetők. Az „Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)” címsor franciául szerepel a bélyegzőn.

Apostille-tanúsítvánnyal láthatók el:

• az igazságszolgáltatási szervek és tisztviselők által kiadott okiratok, ideértve az ügyészségtől, bírósági titkártól vagy végrehajtótól származó iratokat is;

• a közigazgatási dokumentumok;

• a közjegyzők által készített vagy hitelesített dokumentumok;

• a magánszemélyként aláírt okiraton elvégzett hatósági tanúsítványok, így az egy adott időpontban fennálló tény vagy az okirat regisztrálásáról szóló hatósági tanúsítványok, valamint az aláírások hivatalos és közjegyzői hitelesítése.

Nem látnak el apostille-bélyegzővel:

• diplomáciai vagy konzuli tisztviselő által készített dokumentumot;

• a kereskedelmi vagy vámeljárási műveletekhez közvetlenül kapcsolódó adminisztratív dokumentumot.

Ukrajnában az apostille kiállítására az Oktatási és Tudományos Minisztérium, az Igazságügyi Minisztérium és a Külügyminisztérium jogosult. Az Oktatási és Tudományos Minisztérium jogosult az oktatási és tudományos területtel kapcsolatos hivatalos dokumentumokon apostille-t elhelyezni. Az Igazságügyi Minisztérium helyezi el az apostille-t az igazságügyi szervek és bíróságok által kiállított dokumentumokon, valamint az ukrajnai közjegyzők által készített dokumentumokon. Minden más típusú dokumentum esetében a Külügyminisztérium az illetékes.

Ha az okiratot olyan államok területén állítják ki, amelyek nem részesei az Apostille Egyezménynek, a hitelesítésük diplomáciai felülhitelesítéssel történik.

Az okiratok diplomáciai felülhitelesítésének eljárását a konzuli kapcsolatokról szóló 1963-as Bécsi egyezmény, Ukrajna nemzetközi szerződései és hatályos jogszabályai, valamint a hivatalos okmányok Ukrajnában és külföldön történő konzuli legalizálásának eljárásáról szóló szabályzat (Інструкція про порядок консульської легалізації офіційних документів в Україні і за кордоном, затверджено наказом МЗС від 04. 06. 2002 р. №113 – a továbbiakban: Szabályzat) határozza meg.

A Szabályzat 1.2-es pontja a közokiratok diplomáciai felülhitelesítését (konzuli legalizálását) a hivatalos okmányok eredeti példányai érvényességének igazolására vagy az okiratok aláírással való hitelesítésére jogosult tisztviselők kézjegye hitelességének, valamint az okiraton használt bélyegzők és pecsétek lenyomatai érvényességének igazolására szolgáló eljárásként határozza meg. Ugyanakkor a konzul nem vállal felelősséget a dokumentum tartalmáért.

A Szabályzat 2.2-es pontja szerint konzuli legalizálást Ukrajna Külügyminisztériuma Konzuli Szolgálati Osztályának alkalmazottja, a Külügyminisztérium ukrajnai képviseleteinek felhatalmazott alkalmazottja vagy Ukrajna külföldi diplomáciai intézményeinek konzuli tisztviselője végez.

Hivatalos okiraton olyan tények és események írásos megerősítése értendő, amelyek jogi jelentőséggel bírnak, vagy amelyekkel a hatályos jogszabályok a magánszemélyek vagy jogi személyek jogainak és kötelezettségeinek keletkezését, változását vagy megszűnését hozzák összefüggésbe (lásd a Szabályzat 3.1-es pontját!).

A Szabályzat 5.1-es pontja szerint Ukrajna külföldi diplomáciai intézményei befogadják további Ukrajnában történő felhasználásra a fogadó állam vagy a konzuli körzetük területén azon állami hatóságok által kiállított és hitelesített hivatalos dokumentumokat, amelyeknek hatáskörébe tartozik a konzuli legalizálási eljárás lefolytatása.

Ugyanakkor a Szabályzat 5.6-os pontja leszögezi: a konzuli tisztviselő nem legalizálhatja a külföldi állam által kiállított hivatalos okiratokat és meghatalmazásokat, függetlenül attól, hogy ezeket az okmányokat ukrán állampolgárok vagy külföldi állampolgárok nevében és javára adták-e ki, ha ezeket az okmányokat más külföldi országok és nem Ukrajna területén történő cselekvésre szánják.

Az alábbi dokumentumok szintén nem esnek diplomáciai felülhitelesítés alá:

• olyan dokumentumok és cselekmények, amelyek ellentétesek Ukrajna jogszabályaival, vagy tartalmukkal sérthetik Ukrajna érdekeit, vagy olyan információkat tartalmaznak, amelyek rágalmazzák az állampolgárok becsületét és méltóságát;

• útlevelek, katonakönyvek, munkakönyvek, levelezés jellegű okmányok, fegyvertartási engedélyek, gépjárműforgalmi engedélyek (техпаспорт), vezetői engedélyek, személyi igazolványok, normatív dokumentumok és a hozzájuk fűzött alkalmazási útmutatások, a hatóságok és tisztviselők által jogköreik túllépésével kiállított dokumentumok eredeti példányai és fénymásolatai (lásd a Szabályzat 1.4-es pontját!).

A diplomáciai felülhitelesítés konzuliilleték-köteles. A konzuli illeték mértékét Ukrajna Külügyminisztériumának vonatkozó rendeletével (Положення про консульський збір України, затверджено Наказом Міністерства закордонних справ України від 23. 04. 2018 р. № 182) összhangban állapítják meg.

Fentebb utaltunk már rá, de gyakran felmerül, ezért idekívánkozik: azokat a dokumentumokat, amelyeket nem rezidens vállalkozók, szerződő felek készítettek, nem az ukrán szabványoknak megfelelően, nem kell legalizálni. Néhány esetben ugyanakkor szükség lehet a fordításukra. Ilyen eset például az áruk átszállítása Ukrajna vámhatárán külkereskedelmi tevékenység keretében. A Vámtörvénykönyv (Митний кодекс України – MKU) 254. cikkelye szerint: „A külgazdasági műveletek során Ukrajna vámhatárán áthaladó áruk vámellenőrzéséhez és vámkezeléséhez szükséges okmányokat ukrán nyelven, azon vámunió hivatalos nyelvén, amelynek Ukrajna tagja vagy a nemzetközi kommunikáció más idegen nyelvén kell benyújtani a vámhatósághoz. A vámhatóságok csak akkor követelik meg a vámunió hivatalos nyelvétől eltérő nyelven vagy a nemzetközi kommunikáció más idegen nyelvén készült okmányok ukrán nyelvű fordítását, ha a bennük szereplő adatok szükségesek a vámáru-nyilatkozatban feltüntetett információk ellenőrzéséhez vagy igazolásához.” Ebben az esetben a nyilatkozattevő saját költségén gondoskodik a szóban forgó dokumentum fordításáról.

A vonatkozó 631. számú pénzügyminisztériumi szabályzat (Порядок виконання митних формальностей при здійсненні митного оформлення товарів із застосуванням митної декларації на бланку єдиного адміністративного документа) értelmében a nyilatkozattevő által az MKU 254. cikkelye szerint benyújtott dokumentumok fordításának helyességét a „Helyesen lefordítva” felirat igazolja, ellátva a fordítást végző személy aláírásával, valamint annak a vállalkozásnak a pecsétjével, amelynek alkalmazottja a fordítást végezte (lásd a 631. számú szabályzat 2.5-ös pontját!). Vagyis az ilyen fordításnak a közjegyző általi hitelesítésére sincs szükség.

hk